Sollte eine Führungskraft emails delegieren?

„Inbox zero“ ist ein guter Vorsatz, an dem sich wohl jede Führungskraft schon mal die Zähne ausgebissen hat. Sind Assistentinnen eine  Lösung? Und worauf sollte man achten, wenn man diese Lösung ausprobiert oder einführt? In einem guten Artikel in Harvard Business Review wird dazu Stellung bezogen.

Alexandra Samuel schreibt in diesem Artikel, dass es zwar automatisierte Lösungen gibt, wie zum Beispiel Regel-Assistenten oder andere Filtersysteme, dass diese aber längst nicht alle Belastungen abfedern können, die mit einem intensiven email-Verkehr verbunden sind:

An assistant can reduce the burden of email management in ways automated systems can’t, be they third-party plugins or rules and filters that you set up within your inbox. They can function as your email triage system, conduct your daily inbox reviews, or even reply to individual messages.

Die Führungskraft und ihr Posteingang

Die berühmte „Inbox Zero“ ist wie gesagt meistens ein frommer Wunsch. Es geht dabei um die Idee, dass ein aufgeräumter, das heißt leerer Posteingang so wichtig ist wie ein aufgeräumter Schreibtisch. Nicht ist schädlicher für die eigene Motivation als ein Posteingangs-Ordner, in dem sich zig oder gar hunderte mails angehäuft haben, unbewertet, viele noch ungelesen, einige davon warten sogar noch dringend auf eine Bearbeitung. Der Gedanke liegt nahe, als Führungskraft die viel um die Ohren hat, diesen Job des Aufräumens im Postkasten einer Assistenz zu übergeben. Bei manchen meiner Geschäftspartner scheint das auch zu funktionieren, vor allem bei denjenigen, die eine wirklich langjährige und sehr vertrauensvolle Zusammenarbeit mit ihrer Sekretärin geniessen dürfen.

Wie gut auch immer das Delegieren von beiden Seiten gelernt und gelebt wird, es gibt auf jeden Fall einige Fallstricke, auf die man achten sollte.

Da wäre zum Beispiel schon mal die grundsätzliche Entscheidung, ob sich der Zugang für die Assistenz nicht nur auf den Posteingang, sondern auch auf den Ausgang beziehen soll. Das heißt, ob es wirklich anzuraten ist, dass jemand in Ihrem Namen und mit Ihrem Absender mails verfassen und verschicken darf. Das erfordert natürlich die höchste Stufe an Vertrauen, das erfordert auch die nötige Schreib- und Formulierungskompetenz bei derjenigen Person, die diese Jobs übernehmen soll. Bei einfachen Dingen wie der Abklärung eines Besprechungstermins kann das gut funktionieren. Wobei auch hier schon die Auswahl der wirklich wichtigen Gesprächspartner ein Fallstrick sein kann. Oder würden Sie sich freuen, wenn Ihre Sekretärin einen Gesprächstermin vereinbart, den Sie selber als Führungskraft lieber vermieden oder auf andere Weise organisiert hätten (Telefon oder mail etc.)?

Delegieren kann gelernt werden

Wenn man sich dafür entscheidet, mail-Aufgaben zu delegieren, werden in dem o.g. Artikel ein paar hilfreiche Tipps und Tricks aufgelistet. Hier ein Auszug:

• Die Nutzung einer zweiten mail-Adresse ist manchmal sinnvoll
• Ein genaues Procedere für die Beantwortung kann und sollte man vereinbaren
• Muster-Antworten können als Textbausteine und Entwürfe gespeichert werden
• Genaue Vereinbarungen, welche mails von wem wie bearbeitet werden sollen und dürfen, sind natürlich unerlässlich

Vertrauen ist gut

Wenn in ihrem Postfach sowohl berufliche als auch private mails landen, ist das Thema „Vertrauen“ noch wichtiger. Hier könnten schnell unliebsame Verstrickungen passieren, die dann in der Regel allen Beteiligten (nicht nur der Führungskraft) unangenehm sind. Das Set-Up der mail-Accounts will also gut überlegt werden.

Die größte Herausforderung besteht allerdings darin, die Zuständigkeit für mails nicht mehr ausschließlich bei sich selber zu sehen. Mails sind wirklich eine sehr persönliche und individuelle Sache, und davon einige Bestandteile zu delegieren, ist eine echte Kunst. Eine Kunst, die sich allerdings lohnt – wenn man sie beherrscht:

The biggest challenge in getting email support is making the mental shift away from thinking of email as an area of responsibility that is yours and yours alone. Email is an enormous part of the workload for most professionals. Get help with this area of responsibility, and you’ll not only find it easier to stay on top of email — you’ll find it easier to stay on top of all your work.