Dringlich oder wichtig – was ist wichtiger?
Das berühmte Eisenhower-Modell ist längst bekannt, es wird in jedem Buch über Zeit- und Selbstmanagement sowie in zahlreichen Seminaren und Workshops durchgenommen, es ist trotzdem nach wie vor hilfreich und nützlich. Es geht darum, sich die eigenen Aufgaben in die Kategorien „wichtig“ und „dringlich“ einzuteilen. Man macht das mit Hilfe eines Koordinatensystems mit eben diesen beiden Achsen. Dann teilt man die Fläche noch in vier Quadrate auf, und man hat vier Kategorien. Welche Jobs sind wichtig und dringlich, welche wichtig und nicht so dringlich, und so weiter. Dann wird‘s spannend. In welcher Reihenfolge gehen wir die Aufgaben an? Relativ klar ist, dass die Kategorie (A), also die wichtigen und dringlichen Aufgaben, zuerst kommen. An zweiter Stelle kommt die Kategorie (B), das sind die ToDos, die zwar wichtig sind, aber aktuell nicht dringlich. Dann kommt die Kategorie (C), das sind die dringlichen, aber nicht so wichtigen Sachen. Und zuletzt schliesslich die Kategorie (D), die sind weder dringlich noch wichtig, können also oft gleich in den Papierkorb.
Das Modell ist wie gesagt bekannt, fast jeder hat sich schon mal seine Gedanken dazu gemacht. Weniger bekannt ist die Bedeutung der Kategorie (B), hier liegt nämlich ein wesentlicher Schlüssel zu einem gekonnten Zeitmanagement. Eigentlich muss man diese Kategorie noch einmal aufteilen. (B 1) sind wichtige Aufgaben, die noch nicht dringlich sind, es aber früher oder später werden und damit (A) sind. Dann sind sie nämlich regelmäßig in der Nähe einer Krise und bedeuten Stress, sofern man es nicht schafft, sie vorher ordentlich zu erledigen.
Es gibt aber noch einen zweiten Typ (B 2). Die sind wichtig, werden aber nie dringlich. Und – diese Aufgaben haben eine Art Hebelcharakter. Typisches Beispiel wäre etwa das Lernen von Shortcuts bei einer Software, mit der man relativ viel arbeitet. Die echten Profis können das perfekt und sparen damit unheimlich viel Zeit gegenüber der Bedienung mit der Maus. Und wenn man sich dann noch mal, nur interessehalber, den Spass macht und ausrechnet, wie viel Zeit man ungefähr einsparen könnte, wenn man bei diesem Teil seiner Arbeit um ca. 3% oder 5% schneller wäre. Und zwar gleich mal für den Rest seines Arbeitslebens… Puh! Wirklich dringlich wird es allerdings für kaum jemand, diese Fähigkeiten zu haben.
Das Beispiel ist übertragbar auf viele Bereiche des „Lernens“. Dabei geht es ja oft darum, sich fit zu machen für einzelne Aufgabenbereiche, die man eben mit mehr Können noch schneller und effektiver macht. Der größte Hebel bei der Verbesserung des eigenen Zeitmanagement liegt oft in der Kunst, sich für diese „Hebel-Aufgaben“ Freiräume zu schaffen. Womit sich die Katze in den Schwanz beisst, aber so ist das nun mal. Und anfangen kann man ja, immer wieder…
